Las relaciones entre la Administración y los administrados me interesan bastante. Por ejemplo, si le dirigimos un escrito a la Administración, ¿cuándo se considera que está entregado? A esto se puede responder sin ser jurista: cuando el documento se pasa por registro, que te devuelven una copia sellada con el día y la hora. Pero, ¿y si lo que se quiere hacer llegar no es un documento susceptible de copia sino un elemento físico, como el ladrillo que el otro día Lidia Falcón intentó entregar en el Ministerio de Igualdad? La Administración debería poder recibir toda clase de elementos que los ciudadanos quieran entregarles, incluso ladrillos, por enloquecida que sea la petición que estos elementos fundamenten.
Históricamente el registro de la Administración era un lugar físico. Cada Ministerio, Consejería, Ayuntamiento, organismo autónomo o lo que fuera tenía una o varias ventanillas de registro, con un señor funcionario dedicado a revisar los documentos que presentaban los particulares, sellar una copia, coger los originales y archivarlos para su envío a donde fuera pertinente. Esta es la imagen que todos tenemos en la cabeza cuando pensamos en el registro de la Administración, y la tenemos porque oficinas similares siguen existiendo en todas partes.
Sin embargo, a nivel conceptual la cosa ya no es así. La Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común (LPAC), privilegia la relación electrónica entre Administración y administrados: esta es la que debe usarse de forma preferente. Así, tanto la identificación del interesado (artículo 9) como su firma (artículo 10) se hacen por medios electrónicos, y el artículo 12 va más allá al declarar que las Administraciones Públicas han de garantizar que todo el mundo pueda relacionarse con ellas de forma electrónica. Incluso hay algunos colectivos, como las personas jurídicas, que no pueden relacionarse con la Administración de otra forma que no sea la electrónica.
Eso afecta también a la manera en que se considera el registro: ya no es una oficina física donde se archivan documentos, sino una entidad básicamente electrónica. El artículo 16 LPAC ordena que haya un Registro Electrónico General para cada Administración, es decir, uno para la Administración General del Estado, otro para cada Comunidad Autónoma, otro para cada Entidad Local, etc. Sin embargo, esta norma general, tan ambiciosa (¡un único registro electrónico por Administración!) queda rebajada enseguida, porque la propia ley establece una excepción importantísima.
Los organismos dependientes de cada Administración pueden tener su propio registro, que por supuesto debe ser interoperable con respecto al general de la Administración de que depende. Dicho registro general funciona en este caso como un simple portal que facilita el acceso a los registros electrónicos propios de cada organismo dependiente. ¿Y hay muchos de estos organismos dependientes? Pues no importa tanto su número como lo que hacen. La AEAT (la Agencia Tributaria, que recauda todos los tributos competencia del Estado) y el SEPE (el Servicio Público de Empleo, que gestiona toda clase de prestaciones laborales) son organismos dependientes. Y ambos tienen su propio registro, separado del general.
Muy bien, entonces, ¿qué debe hacer un ciudadano si quiere que su documento quede registrado ante una Administración? Pues el mecanismo obvio es presentarlo en el registro electrónico, claro. En su casa, desde su ordenador, con su certificado digital, lo presenta y obtiene una copia sellada digitalmente. ¿Debe presentarlo en el registro de la Administración a la que se dirija? No, no tiene por qué. Puede presentarlo en cualquier registro administrativo, ya que todos ellos han de ser interoperables y estar interconectados.
¿Y si por lo que sea no puede acceder al registro electrónico, por ejemplo porque no tiene certificado digital o Cl@ve PIN? El mejor mecanismo entonces es irse a una oficina de asistencia en materia de registros. Estas oficinas son los antiguos registros físicos, pero ya no tienen por qué existir en todos los departamentos y organismos, porque funcionan bajo el mismo principio de interoperabilidad: lo que se presente en una de ellas se digitaliza y se envía a donde tenga que ir. Se han eliminado así las copias en papel: el funcionario escanea el original y se lo devuelve al interesado.
Estas oficinas cumplen un papel importante en la LPAC. Ante ellas se hacen ciertos trámites presenciales (como los apoderamientos), son lugares donde se pueden practicar notificaciones si el interesado comparece en ellas, asisten a los interesados que carezcan de identificación y firma electrónica, etc. Cada Administración tiene que tener publicado en la sede electrónica un listado de las mismas con su dirección correspondiente. Pero, como vemos, el cambio a nivel de concepto es completo: esas oficinas ya no son registros, sino simples medidas de apoyo que ayudan a quien no puede alcanzar el registro (que es telemático) por sus propios medios, y que además cumplen otras funciones.
Toda la normativa sobre oficinas de asistencia en materia de registros está pensada para que la presentación de documentos: la importancia que se le da a la digitalización, por ejemplo. Si lo que se quiere presentar es un objeto, como el caso del famoso ladrillo de Lidia Falcón, la LPAC no es clara y no he encontrado un reglamento que regule esta materia. El artículo 16.5 LPAC lo que hace es establecer la regla general que ya hemos visto (los documentos presentados de manera presencial en una oficina de apoyo se digitalizan y se devuelven) y luego un par de excepciones, entre las cueles está que esta regla general se entiende sin perjuicio de los casos donde es obligatorio presentar documentos no digitalizables u objetos.
Claro, es obvio. “El documento se digitaliza y devuelve salvo que no sea digitalizable o que sea un objeto”. Pero esta norma no nos aclara mucho, porque al final no nos dice que se hace con ese documento no digitalizable o con ese objeto. La razón, seguramente, es que confía en que la legislación que obligue a presentar documentos no digitalizables u objetos ya establecerá cómo se tratan esos elementos. Pienso, por ejemplo, en legislación muy sectorial, museística o arqueológica.
Pero entonces nuestra pregunta inicial sigue sin contestar. ¿Y cuando yo, en cualquier clase de procedimiento administrativo (o similar, como el ejercicio del derecho de petición) quiero adjuntar un objeto porque sí, porque me da la gana, porque creo que eso ampara mis argumentos, tiene un alto componente simbólico o por lo que sea? Pues hasta donde yo sé, no hay una vía específica para registrar ese objeto. Supongo que lo que haría cualquier encargado de una oficina de asistencia en materia de registro es levantar acta del objeto, incluso con foto si es preciso, y extendérsela como recibo al peticionario para demostrar que se ha presentado.
Hemos hablado hasta ahora de dos vías por las cuales presentar documentación ante las Administraciones Públicas: el propio registro electrónico y las oficinas de asistencia. Hay una tercera que es poco conocida pero es importante, y que puede ayudar a alguien que necesite desesperadamente entregar documentación administrativa un día que no le funciona el ordenador y no tenga una oficina cerca: Correos (1). Todas las oficinas de Correos sirven como registro de entrada para todas las Administraciones Públicas.
El procedimiento está en un reglamento de 1999. Es necesario acudir a la oficina de Correos con sobre y dos copias de lo que se quiere presentar. El empleado de Correos compara ambas copias y las sella (fecha, lugar, hora y minuto); luego, una de las copias se mete en el sobre, este se cierra y Correos extiende un resguardo de admisión. El interesado se queda con su copia sellada y con el resguardo. Un procedimiento casi litúrgico... que se ha visto superado por la realidad. Ahora las oficinas de Correos también son terminales del registro digital, y tienen normas muy claras sobre qué documentos se pueden entregar y cuáles no. Por supuesto, no se menciona nada de objetos.
Esta decisión de Correos plantea el interesante problema jurídico de que el reglamento de 1999 sigue vigente. Si el registro es una entidad física, donde me sellan los documentos que yo presente antes de cerrar el sobre, es posible incluir objetos en el paquete haciendo una interpretación pro administrado de la norma, el empleado de Correos no debería negármelo. Sin embargo, si todo va ya por vía telemática, nos encontramos con el mismo problema que teníamos en las oficinas de asistencia en materia de registro, y es que no se puede digitalizar un objeto.
Como dijo alguna vez uno de mis profesores de la carrera: “queda
claro que está oscuro”. Hasta donde a mí se me alcanza, no hay ninguna norma
general que trate sobre las especificidades de la presentación de objetos en
registros de la Administración. Lo único que puedo pensar es que debe
solucionarse con amplitud de miras y teniendo en cuenta que es mejor garantizar
derechos que restringirlos. Total, para tirar el ladrillo a una escombrera
siempre hay tiempo.
(1) La cuarta vía son las embajadas y consulados de España
en el extranjero, pero vamos a asumir que nuestro interesado está en territorio
nacional.
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